Pour une meilleure organisation de l’accueil téléphonique de son entreprise

L’accueil téléphonique est le premier élément qui permet aux entreprises de faire bonne impression auprès de leurs collaborateurs et de leurs clients. Pour que la qualité de l’accueil au téléphone soit toujours au rendez-vous, chaque entreprise a sa solution. Si certaines n’hésitent pas à recruter des standardistes et à les former, d’autres préfèrent externaliser ce service.

L’installation d’un accueil téléphonique en interne, un choix contraignant

Toutes les entreprises le savent : pour véhiculer une bonne image, il est important que la première impression soit positive. Pour les grandes et petites entreprises, l’accueil téléphonique offre la première occasion de faire justement bonne impression. Mais accueillir les collaborateurs et les clients au téléphone dans les meilleures conditions n’est pas facile. C’est d’ailleurs pour cette raison, que nombreuses entreprises ont opté pour une externalisation de la gestion du traitement des appels que ce soit des appels entrants ou des émissions d’appels.

En effet, ce type de métier ne doit être pris en charge que par du personnel compétent, parfaitement formé et apte à respecter à la lettre, le cahier de charges et la charte de l’accueil téléphonique fournis. Pour les entreprises ayant choisi d’installer l’accueil téléphonique en interne, la sélection des candidats pendant le recrutement doit donc être stricte. Par ailleurs, le recrutement de standardiste téléphonique implique systématiquement l’achat d’équipements adaptés : bureaux et matériels informatiques.

L’entreprise doit par ailleurs veiller à formaliser tous les documents administratifs relatifs à cette embauche. Si installer l’accueil téléphonique dans leurs bureaux s’avère être assez pratique pour les entreprises, au bout du compte, les contraintes à respecter sont très nombreuses. Les coûts finaux sont non négligeables. Pour bénéficier d’une bonne qualité de service, tout en minimisant les coûts, l’externalisation de l’accueil téléphonique demeure la meilleure alternative, pour les petites comme les grandes entreprises. 

L’externalisation de l’accueil téléphonique , une solution sur-mesure

Un peu comme la création de site internet, l’externalisation de l’accueil téléphonique a aujourd’hui du succès. Mais en quoi consiste-t-elle ? Elle consiste tout simplement, à confier toutes les tâches relatives à cet accueil comme : la prise de rendez-vous, la transmission des messages et la gestion des demandes d’informations entre autres, à des standardistes qualifiés, appartenant à des prestataires dédiés.

Quel que soit le volume de travail à effectuer, ces plateformes disposent généralement de tous les équipements high-tech nécessaires pour garantir la prise en charge de tous les appels. Professionnels dans leur métier, ils sont également habitués à travailler dans le respect des recommandations et contraintes imposées par les clients. Si besoin, ces plateformes peuvent aisément mettre en place des équipes de relais, afin que l’accueil téléphonique des clients soit pris en charge, quel que soit le moment de la journée.

En confiant l’accueil téléphonique des clients et collaborateurs à des prestataires externes, l’entreprise permet par ailleurs à ses salariés de se concentrer uniquement sur les travaux en relation avec leur cœur de métier.